1. Concepto
La materia prima y los materiales son la parte mas importante del costo. Pese al aumento de la tecnología y los costos indirectos, su participación en actividades industriales es cerca del 55%, para empresas de servicios es del 30%.
2. Clasificación de los materiales
Se clasifican según la necesidad del usuario y en relación a algo. Si los clasificamos en relación a su destino o aplicación:
a) Materias primas y materiales.
b) Productos en proceso de elaboración.
c) Productos terminados
c.1) Finales para la venta.
c.2) Intermedios o semi-elaborados.
Entre los indirectos entran:
a) Auxiliares de la producción o mantenimiento (lubricantes, repuestos, sierras, fresas, etc.)
b) Materiales directos que por comodidad se los considera indirectos (clavos, pegamento, etc.)
3. Breves nociones sobre el proceso de adquisición, custodia, y entrega de materiales
Determinación de quien absorbe los costos de adquisición y posesión en la metodología tradicional y en la técnica del Activity Based Costing.
El costo de adquisión es importante, pues pone en movimiento gran parte de la infraestructura de la empresa. Intervienen: compras, almacenes, control de calidad de recepción y contable. Los 3 primeros se absorben por producción y luego por bienes y servicios comercializables. Contable por no ser fabril no absorbe costo.
Con el ABC es posible trasladar esos costos directamente a los centros de producción, productos y servicios directamente. Para ello, se deben determinar las actividades que generan costos y los generadores que los mide y relaciona con los productos y servicios.
El costo de posesión o de tenencia representa un porcentaje en términos financieros medido por el tiempo que se mantiene ese stock inmovilizado. Algunas soluciones son las técnicas de lote óptimo y de periodicidad económica.
4. Breve concepto de la mecánica operativa de la administración de compras y el almacenamiento
Se compra porque:
1) los stocks llegaron al límite mínimo necesario para encargar una compra.
2) lo pide un centro usuario cualquiera.
3) casos excepcionales.
El pedido debe estar debidamente aprobado. En un principio almacenes y compras deberían ser los sectores encargados de las adquisiciones.
El almacén puede ser central o periférico. Ambos tienen sus pro y sus contras.
La recepción, custodia y entrega de materiales, reciben, guardan y conservan los bienes y su valor.
El procedimiento de compras puede ser así: almacenes emite el pedido normalizado de materiales, que debe tener:
1) Código del bien o servicio requerido.
2) Descripción del suministro y rango de calidad deseado, según especificaciones técnicas.
3) Cantidad y unidad de medida.
4) Plazo de entrega deseado (sea una sola partida o varias).
5) El tiempo que el stock actual permitirá seguir trabajando normalmente, para que Compras pueda trabajar con mas tranquilidad y eficiencia.
Al recibir compras el pedido de materiales o servicios, se deriva internamente, se piden cotizaciones. Conviene rotar las empresas a las que se pide cotización para evitar arreglos monopólicos, y tener todo regulado el proceso de adquisiciones.
El requerimiento de cotización se hace agrupando los pedidos según rubro o características del mercado, logrando una mayor especialización.
De las cotizaciones se toman al menos 3 para las compras chicas y 7 o mas para compras grandes y se confecciona un cuadro comparativo. La adjudicación será autorizada por la persona responsable según el nivel de la compra.
La orden de compra resultante será el instrumento legal que amparará la provisión del material o la prestación del servicio.
4.1 Recepción del suministro
La entrega del material generalmente se hace a través de un remito. Hasta que la calidad no sea comprobada no se lo incorpora a Almacenes, aunque se confecciona el parte de Recepción. Se debe colocar en el remito, un sello que diga “A revisar” cuando corresponda, y se debe anotar en el mismo remito, las observaciones hechas.
Luego de aceptar o rechazar un material es necesario ingresarlo en la contabilidad. Si se lo rechaza se confecciona la boleta de reposición a través de Compras. Si se trata de un servicio se emite un certificado de servicios.
El parte original de recepción, junto con los remitos o certificados de servicios se envían a Contaduría.
Si se recibe mercaderías sin que haya una orden de compra, se asentará con los cuidados del caso. En el caso que se reciba en un horario que no es normal, se sellará el remito con el rótulo “a revisar condicional”. En la primer hora hábil deberá regularizarse la documentación pertinente.
4.2 Devolución de materiales al proveedor. Simultaneidad con la entrega o posterior a su análisis cualitativo
La devolución es causada por:
1) falta de calidad
2) no es lo que se pidió
3) por exceder la provisión el porcentaje de tolerancia admitido.
Si se rechaza solamente una parte se hará una “boleta de devolución”.
Puede existir una devolución interna en la empresa, cuando hay sobrantes o rechazos por mala calidad, si no se han conservado correctamente los materiales.
4.3 Codificación de los materiales
Primero se identifican los materiales comunes y luego se clasifica. Una buena codificación creará un catálogo que reunirá los siguientes requisitos: sencillez, precisión, breve, fácil de recordar, versátil y económico.
Sistemas de codificación
1) Numérico simple: de uno a infinito.
2) Numérico por tandas o franjas: se agrupan por decenas o centenas.
3) Alfanumérico: se utilizan letras para clasificar elementos comunes.
4) Decimal: el primer dígito representa una familia, el segundo una clase, el tercero el articulo, por ejemplo.
4.4 Entrega de materiales
La entrega se hace contra pedido prenumerado firmado por responsable del sector usuari y visado, por administración de almacenes.
4.5 Devolución interna de materiales
Para que se acepte el reingreso, debe cumplir estas 3 condiciones:
1) que sea una cantidad razonable, y se conserve en el mismo estado en que sacó
2) que pueda ser utilizada nuevamente,
3) que el costo de reacondicionarlo no exceda el valor de plaza.
4.6 Ajustes de existencias
El recuento físico permanente comprueba que no haya faltantes ni sobrantes de materiales. Para los materiales que pueden sufrir perdidas (evaporación, por ej.) conviene constituir previsiones. Las altas y bajas deberían ser aprobadas por un superior jerárquico del jefe de Almacenes.
5. Valuación
En cuanto al modelo contable se usá (en el libro) la unidad de medida a la moneda homogénea o constante y en el criterio de valuación el de valores corrientes.
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